Cómo hacer las cuentas de una comunidad de vecinos paso a paso (2026)
Llevar las cuentas de una comunidad de propietarios no requiere ser contable. Requiere orden, claridad y las herramientas adecuadas. En esta guía te explicamos todo el proceso desde cero.
¿Quién es responsable de las cuentas?
Según la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), el presidente de la comunidad —o el administrador de fincas si lo hay— es el responsable de gestionar los fondos comunes y rendir cuentas a todos los propietarios en la junta anual.
Esto incluye: cobrar las cuotas, pagar los gastos, detectar morosos y presentar un balance claro que cualquier vecino pueda entender.
Paso 1 — Abre una cuenta bancaria exclusiva para la comunidad
El primer error que cometen muchas comunidades es mezclar los fondos comunes con cuentas personales. La comunidad debe tener su propia cuenta corriente a nombre de la comunidad de propietarios (no a nombre del presidente).
Documentos necesarios para abrir la cuenta:
- CIF de la comunidad (se solicita en Hacienda, modelo 036)
- Acta de la junta que designa al presidente
- DNI del presidente
- Escrituras o statutos de la comunidad
Paso 2 — Establece el presupuesto anual
Antes de empezar el año, la junta debe aprobar un presupuesto. Este documento estima todos los gastos previstos y determina cuánto debe pagar cada propietario.
Los gastos típicos incluyen:
Paso 3 — Calcula las cuotas de cada propietario
Las cuotas se reparten según el coeficiente de participación de cada vivienda, que aparece en las escrituras. Un piso con coeficiente del 2% paga el 2% de todos los gastos comunes.
Ejemplo:
Gasto total anual: €12.000
Coeficiente del piso 3B: 2,5%
Cuota anual 3B: €300 (€25/mes)
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Paso 4 — Registra todos los movimientos
Cada euro que entra o sale debe quedar registrado con fecha, concepto e importe. Guarda siempre los justificantes (facturas, recibos, transferencias).
La forma más básica es una hoja de cálculo con dos columnas: ingresos y gastos. Pero si la comunidad tiene más de 15 viviendas, usar un software específico te ahorrará horas al mes.
Paso 5 — Presenta la liquidación anual en junta
Una vez al año, en la junta ordinaria, el presidente debe presentar:
- Liquidación del ejercicio anterior (ingresos vs gastos reales)
- Estado de deudas de morosos
- Saldo actual del fondo de reserva
- Presupuesto propuesto para el próximo año
El error más común: mezclar ingresos y gastos sin categorizar
Muchos presidentes anotan los gastos sin categorizar. Al final del año no saben cuánto se gastó en limpieza, cuánto en luz o cuánto fue a mantenimiento. Esto hace imposible comparar con años anteriores o detectar gastos desbocados.
Un buen sistema de contabilidad categoriza cada movimiento desde el primer momento. FincaHub lo hace automáticamente con IA.
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